GCB Sp. z o.o.（以下简称”GCB公司”）的每一位客户均有权就GCB公司的活动提出投诉,或对GCB公司就已完成的合格评定所作出的决定提出申诉。提出投诉或申诉不得导致对投诉人或申诉人采取任何歧视性措施。
申诉
申诉是指客户就GCB公司作出的决定(例如暂停、撤销或限制认证的决定)请求重新审查的申请。
针对决定提出的申诉应在收到决定之日起14个工作日内提出。
申诉应以书面形式提出:可通过传统邮寄方式寄至ul. Królewska 18, 00-103 Warszawa, Poland(波兰华沙),或通过电子邮件发送至office@gcbcert.com。以邮戳日期或电子邮件送达日期为准。申诉书应至少包含以下内容:
- 申诉人的相关信息(名称或姓名及地址);
- 申诉所针对决定的说明;
- 申诉理由;
- 申诉人请求事项的具体说明。
GCB公司应向申诉人确认已收到其申诉,并在审查完毕后告知其所作出的决定及审查过程的说明。
申诉由GCB公司董事会指定的、具备相应资质的团队负责审查,以确保申诉审查过程的独立性、公正性和客观性。
GCB公司负责收集并核实分析申诉所需的全部信息。
申诉应自提出之日起30日内审查完毕。若因案件性质或复杂程度导致无法在上述期限内完成审查,GCB公司应告知申诉人延期的原因及预计完成审查的时间。
有关申诉的决定应由未曾参与相关合格评定过程、亦未曾参与作出申诉所针对之决定的人员作出。
GCB公司应正式通知申诉人申诉审查程序已完结及所作出的决定。
投诉
有关GCB公司活动或其员工行为的投诉可随时提出。
投诉可以书面形式提出:可通过传统邮寄方式寄至ul. Królewska 18, 00-103 Warszawa, Poland(波兰华沙),或通过电子邮件发送至office@gcbcert.com。投诉书应包含能够识别投诉人身份的信息,特别是名称或姓名及地址。未包含可识别投诉人身份信息的投诉将不予受理。口头投诉须由投诉人以书面形式确认其内容。
GCB公司应确认已收到投诉,并向投诉人提供有关投诉处理过程的书面说明及投诉处理决定。
每项投诉均单独进行审查。负责审查的人员的甄选应确保审查过程的公正性和客观性。
GCB公司负责收集并核实分析投诉所需的全部信息。
涉及GCB公司客户、与GCB公司实施的合格评定所涵盖之活动有关的投诉,应首先转交该客户处理。若投诉人对该客户的答复不满意,或该客户未作答复,GCB公司应在属于其职责范围内、涉及GCB公司自身活动的范围内对该投诉进行审查。
投诉答复应自收到投诉之日起14日内作出。对于特别复杂的案件,该期限可延长14日,GCB公司应就此告知客户,并说明新的处理期限及延期原因。
任何相关客户均有权就GCB公司的活动向波兰认可中心(Polskie Centrum Akredytacji)提出投诉。
信息请求的处理
GCB公司应根据请求提供以下信息:
- 其开展业务活动的地理区域;
- 特定认证的状态;
- 特定获认证客户的名称、相关规范性文件、认证范围及地理位置(城市及国家)。